Chaque PME finit par se poser la question : faut-il s’abonner à un logiciel existant, ou en faire bâtir un ? La réponse n’est pas toujours « sur mesure », même venant d’une entreprise qui en fait. Voici comment trancher.
Commencez par ce qui vous distingue
Certains besoins sont les mêmes partout : la comptabilité, la paie, le courriel, le traitement de texte. Des logiciels éprouvés les couvrent très bien, et les réinventer n’a aucun intérêt.
D’autres besoins sont propres à votre entreprise : la façon dont vous préparez une soumission, planifiez vos équipes, suivez un chantier ou gérez vos stocks par saison. C’est souvent là que se trouve votre avantage, et là qu’un logiciel générique vous force à travailler comme tout le monde.
Règle de base : tout fait pour ce qui est standard, sur mesure pour ce qui fait votre différence.
Les cinq questions à se poser
1. Le logiciel colle-t-il à votre façon de travailler ?
Faites la liste des étapes réelles de votre processus, avec vos mots. Si le logiciel tout fait couvre la plupart d’entre elles sans détour, il est probablement suffisant. S’il vous oblige à contourner, à tenir un fichier Excel à côté ou à renommer vos étapes, l’équipe finira par l’abandonner.
2. Combien coûte-t-il vraiment, sur cinq ans ?
Un abonnement par utilisateur semble abordable la première année. Multipliez-le par le nombre d’utilisateurs, par cinq ans, et ajoutez les modules payants, la formation et le temps perdu en contournements. Comparez ce total au coût d’une solution sur mesure, plus son hébergement et son entretien.
3. Se branche-t-il sur vos autres outils ?
Un logiciel isolé crée de la double saisie. Vérifiez qu’il échange ses données avec votre comptabilité, votre courriel ou votre site web, et à quel prix.
4. À qui appartiennent vos données ?
Pouvez-vous exporter toutes vos données, dans un format ouvert, à tout moment ? Que se passe-t-il si le fournisseur augmente ses prix, change de modèle ou ferme ? Avec une solution sur mesure bien faite, les données sont à vous et le code est documenté.
5. Combien de temps pouvez-vous attendre ?
Un logiciel tout fait peut être en place en quelques jours. Une solution sur mesure demande plus de temps au départ, mais une approche par étapes permet d’utiliser une première partie rapidement.
Quand le logiciel tout fait est le bon choix
- Le besoin est standard et bien couvert (comptabilité, paie, courriel).
- Peu de personnes l’utilisent, et le coût reste modeste dans le temps.
- Vous acceptez d’adapter votre façon de travailler à l’outil.
Quand le sur mesure vaut la peine
- Votre processus est particulier, et c’est une force.
- Plusieurs outils doivent être reliés pour éviter la ressaisie.
- Les licences par utilisateur deviennent lourdes.
- Vous voulez garder le contrôle de vos données et de votre outil.
Et entre les deux ?
Souvent, la meilleure réponse est mixte : des outils standards bien configurés, reliés par des automatisations sur mesure, et un outil maison seulement pour ce qui vous distingue. C’est ce que nous proposons le plus souvent en amélioration des processus.
Vous hésitez pour un CRM ou un ERP ? Décrivez-nous votre situation : nous vous dirons franchement si un outil existant fait l’affaire.